¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación de empresa?

Cuánto tiempo conservar documentación empresa - DNP asesoría laboral Sevilla

¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación de empresa?

Bienvenidos un días más al blog de DNP Asesores, asesoría laboral en Sevilla y Carmona! En el artículo de hoy os contaremos cuáles son los plazos de conservación de la documentación de empresa. Estos plazos pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral…

Muchos de los documentos que crea o recibe a diario en su empresa deben ser conservados por imposición legal. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. Existen ciertas normas en las que se establecen las condiciones de custodia de cada tipo de documento:

Documentación empresa Según el Código de Comercio

Artículo 30: Se establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios. También se debe conservar la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos. El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.

Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:

  • Préstamos: Hasta que se hayan devuelto.
  • Garantías: Hasta que se hayan cancelado.
  • Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años).
  • Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación.

La documentación a conservar debe ser original, las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. Los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico, pero siempre garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.

Conservar documentación empresa - DNP asesoría Sevilla

Documentación empresa Según normativa tributaria

La Ley General Tributaria establece que el plazos de conservación de la documentación en la empresa es de 4 años. Este período se empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. 

Sin embargo, la prescripción del derecho a liquidar fijada en 4 años no afecta al derecho de investigación. Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos.

Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura no durante 4 años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo de amortización, es decir, durante 19 años.

Igualmente ocurre con el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones. No es de 4 años, sino de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. 

No atender un requerimiento obligatorio de información puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000€.

Documentación empresa Según el Real Decreto Legislativo 5/2000

Por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social.

El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de 3 años. Sin embargo, las relacionadas con la seguridad social prescriben a los 5 años. La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral. 

«El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años».

Documentación de empresa, cuánto tiempo conservarla -DNP asesores Sevilla

Documentación empresa Según el Real Decreto 304/2014

Por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

La obligación genérica de conservación de la documentación en una empresa se establece durante 10 años.

Artículo 18

Explica que en las operaciones de compraventa minorista, las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos; y con objetos de arte o antigüedades, procederán a la identificación formal del cliente y a la conservación de la documentación.

artículo 25

incluye también a los sujetos obligados a examen especial:

  • El proceso de examen especial se realizará de modo estructurado, documentándose las fases de análisis, las gestiones realizadas y las fuentes de información consultadas. En todo caso, este proceso tendrá naturaleza integral, debiendo analizar toda la operativa relacionada, todos los intervinientes en la operación y toda la información relevante obrante en el sujeto obligado.
  • Concluido el análisis técnico, el representante decidirá si procede o no la comunicación al Servicio Ejecutivo de la Comisión, en función de la concurrencia en la operativa de indicios o certeza de relación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

No obstante, el procedimiento de control interno del sujeto obligado podrá prever que la decisión sea sometida, previamente, a la consideración del órgano de control interno.

En aquellos supuestos en que la detección de la operación derive de la comunicación interna de un empleado, agente o directivo de la entidad, la decisión final adoptada sobre si procede o no la comunicación por indicio de la operación, será puesta en conocimiento del comunicante.

  • Los sujetos obligados mantendrán un registro en el que, por orden cronológico, se recogerán para cada expediente de examen especial realizado, entre otros datos, sus fechas de apertura y cierre, el motivo que generó su realización, una descripción de la operativa analizada, la conclusión alcanzada tras el examen y las razones en que se basa. Asimismo, se hará constar la decisión sobre su comunicación o no al Servicio Ejecutivo de la Comisión y su fecha, así como la fecha en que, en su caso, se realizó la comunicación.
  • Los sujetos obligados conservarán los expedientes de examen especial durante 10 años.

Artículo 42

Sobre fundaciones y asociaciones hace referencia a la obligación de conservar durante un plazo de 10 años los documentos o registros que acrediten la aplicación de los fondos en los diferentes proyectos.

Conservación de la documentación empresa - DNP asesores fiscales Sevilla

Documentación empresa Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

A partir de la aprobación del RGPD, se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual los documentos que contengan datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, deben ser eliminados de forma segura.

No se indica un plazo de conservación de forma expresa, sino que, los datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido.

Según la normativa o sector del que estemos hablando, los plazos de conservación de los datos personales pueden variar. Por ejemplo, los expedientes generados por un abogado o procurador se deben conservar al menos durante 5 años. En otro supuesto, los expedientes de mediación en asuntos civiles y mercantiles se han de conservar, como mínimo 4 meses

Finalmente, si es beneficiario de alguna ayuda o subvención deberá conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos.

Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación.

Desde DNP esperamos que os haya quedado todo claro acerca de los plazos de conservación de la documentación de una empresa. Si tenéis alguna duda, dejad un comentario y un miembro de nuestro equipo de asesores laborales de Sevilla se encargará de resolverla lo antes posible.

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